Personvernerklæring for tilsette

Personopplysningar er alle opplysningar som kan knytast til den tilsette som enkeltperson.

Under er typiske opplysningar kommunen registrerer

Namn, alder, kjønn, nasjonalitet, personnummer, bustadadresse, e-postadresse og telefonnummer. I tillegg vert kontonummer og medlemskap i fagforeiningar lagra for utbetaling av lønn. For å ev registrera tal sjukedagar i samband med sjukt barn, treng kommunen opplysningar om tal barn og alderen deira.

I samband med tilsetjingsprosessen vil kommunen også lagra tilsette sin CV for resten av tilsetjingsforholdet og uttalar frå referansar og interne vurderingar. Det er også naudsynt å behandla dei tilsette sine helseopplysningar i samband med sjukefråvær og sjukemeldingar samt tilhøyrande sjukefråværsoppfølging. 

I samband med dei tilsette sitt arbeidsforhold registrerer kommunen ei rekkje andre ulike personopplysningar

Det vil vera opplysningar om tilsetjingsdato, stilling, stillingsomtale, referat frå medarbeidarsamtalar og andre evalueringar, lønnsutvikling og informasjon knytt til karriereutvikling. Kjeldene for slik informasjon vil dels vera verksemdssystem og dels andre arbeidstakarar. Kommunen lagrar også informasjon om bonus, utlegg, andre utgifter, forsikringar, pensjon, kredittkort som kommunen svarer for mm.

Kommunen registrerer personopplysningar i samband med permisjonar, pensjon og avslutning av tilsetjingsforholdet.

Handtering av eventuelle åtvaringar, varsling og klager kan også gjere det naudsynt å  behandla personopplysningar, anten den tilsette varslar sjølv eller om nokon skulle varsle for vedkomande.

I samband med bruk av mobil og pc vert det lagra loggar som viser når og kvar utstyret er i bruk og oppslag på internett ved hjelp av utstyret, vert automatisk logga.

Under kan de sjå dei mest sentrale føremåla som personopplysningane vert brukt til. Det rettslege behandlingsgrunnlaget er anten at behandlinga er naudsam for å oppfylla arbeidsavtalen med den tilsette, at kommunen er pålagt behandlinga i lov eller har ein velgrunna interesse i behandlinga som overstig eventuelle personvernmessige ulemper for den tilsette .

Kommunen  treng å bekrefta identitet og bakgrunn til den tilsette og brukar kontaktinformasjonen og oppgitte opplysningar  til dette.

Kommunen treng å administrera arbeidsforhold og karriereutvikling og brukar dei mange ulike opplysningane som vert generert mens de er tilsett i kommunen til dette.

Kommunen treng å betala dei tilsette lønn og andre økonomiske kompensasjonar, samt pensjonsforpliktingar og forsikringsordningar og brukar dei lønsrelaterte opplysningane til dette. Hovudregelen i rekneskapslovgjevinga er at opplysningar knytt til lønnsutbetalingar skal lagrast i fem år. Andre opplysningar vil bli oppbevart så lenge det er naudsynt ut i frå formålet med at opplysningane vart innhenta.

Kommunen deler ikkje tilsette sine personopplysningar med tredjepart utover leverandørar der kommunen har inngått Databehandlaravtalar, eller kor det å dela personinformasjon er ein naturleg del av det å kunne utøva pliktene sine gjennom sin stilling i kommunen, eller kor offentlege myndigheter krev dette. (Skattemyndighetene, NAV)

Dei tilsette i Stord kommune brukar ulike datasystem der det kan bli registerert personopplysningar om den enkelt tilsette.

Kommunen  lagrar dei tilsette sin personopplysningane så kort som mogleg og kun så lenge som det er naudsynt, eller er pålagt lagring ved lov.

Dersom arbeidsforholdet vert avslutta på grunn av ein konflikt mellom ein tilsett og kommunen, blir personopplysningane til den tilsette, samt e-postar, lagra.

Det er viktig at tilsette behandlar personopplysningar i samsvar med reglane om personvern.

Personvernregelverket opnar for at kommunen i bestemte tilfelle kan setja i verk innsyn i e-postkassa til tilsette, mobiltelefon og anna utstyr som er stilt til rådvelde for tilsette. Dette kan skje dersom det er naudsynt for å ivareta den daglege drifta eller andre med rettkome interesser ved verksemda eller ved mistanke om at handlingane er eit grovt brot på dei plikter som følgje av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppseiing. Alt slikt innsyn vil bli gjort på line med lova sine reglar om dette.

Personvernregelverket gir tilsette ei rekke rettigheiter knytt til personopplysningane sine.

Den tilsette har rett til innsyn i personopplysningane sine. Dersom personopplysningane er feil, har den tilsette rett til å få dei retta. Personopplysningar som kommunen eventuelt ikkje har grunnlag for å behandla, skal slettast og den tilsette kan krevja dette gjort.

Den tilsette kan be om at kommunen avgrensar bruken av personopplysningane sine. Den tilsette har rett til å be om at personopplysningane sine vert overført til seg eller til ei anna verksemd.

Den tilsette kan motsetja seg kommunen sin bruk av  opplysningane sine. Den tilsette kan også motsetja seg å vera objekt for heilt automatiserte individuelle avgjerder av rettsleg karakter.

Arbeidstakar pliktar å ha teiing om alle opplysningar og informasjon han/ho får eller blir kjend med om arbeidsgjevaren si verksemd i samband med eller knytt til utøving av arbeidet eller på anna måte. Dette gjeld uavhengig av på kva måte arbeidstakaren får informasjonen og uavhengig på kva måte informasjonen eventuelt er lagra.

Vidare kan ikkje arbeidstakar ta med seg informasjon som høyrer til kommunen, ut av kommunen  eller oppbevara eller lagra slik informasjon utanfor verksemda, f.eks. elektronisk informasjon på pc eller anna medium som ikkje tilhøyrer arbeidsgjevar. Ved opphøyr av arbeidsforholdet skal all lagra informasjon, uavhengig av lagringsform, både i dokument og elektronisk medium, leverast inn uoppfordra til arbeidsgjevar, seinast ved sluttdato.