Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid, jf. arkivlova § 6.
Arkivplanen skal vera reiskap for å sikra at arkivdanninga skjer i tråd med gjeldande lover og forskrifter. Arkivplanen gir retningsliner for handsaming av dokument og dokumentproduksjon.
Arkivplanen skal visa:
- kva arkivet omfattar, dvs. kva papirbasert og elektronisk materiale som inngår i arkivet
- korleis arkivet er organisert, dvs. korleis arkivmaterialet er ordna og strukturert og korleis det er oppstilt
- kva instruksar og reglar som gjeld for arkivarbeidet, dvs. ei oversikt over gjeldande lov- og regelverk samt interne instruksar
Plandokument
Kommunedirektøren har i følgje kommunelova og arkivlova det overordna ansvaret for kommunen sine arkiv. Arkivleiaren har det daglege ansvaret for arkivtenesta.